Digitale visitekaartjes en de AVG/GDPR

Digitale visitekaartjes zijn een handige en moderne manier om contactgegevens te delen. Met één tik of scan stuur je eenvoudig je naam, e-mailadres, telefoonnummer en zakelijke socialmedia-links naar een ander. Dit bespaart papier, is snel en past bij een duurzamere manier van werken. Maar hoe zit het met de privacyregels? Moet je rekening houden met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)?

Wat zijn digitale visitekaartjes en hoe werken ze?

Digitale visitekaartjes vervangen het traditionele papieren kaartje. In plaats van fysiek een kaartje te overhandigen, deel je je gegevens via een NFC visitekaartje of QR-code. Wanneer iemand je kaart scant met een smartphone, krijgt diegene direct toegang tot jouw digitale profiel met al je contactgegevens en links naar bijvoorbeeld je LinkedIn of bedrijfswebsite.

Naast gemak en snelheid bieden digitale visitekaartjes ook een duurzame oplossing. Waar papieren kaartjes snel verouderd raken en opnieuw gedrukt moeten worden, kun je een digitale versie eenvoudig aanpassen zonder extra kosten of afval.

Waarom is de AVG relevant voor digitale visitekaartjes?

De AVG (ook bekend als GDPR) is een Europese wet die sinds 2018 de privacy van burgers beschermt. Bedrijven moeten zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en voldoen aan regels over het verzamelen, verwerken en beveiligen van deze gegevens.

Bij papieren visitekaartjes worden gegevens alleen fysiek gedeeld. Maar bij digitale visitekaartjes kunnen gegevens worden opgeslagen en verwerkt, bijvoorbeeld in een database. Dit betekent dat bedrijven die digitale visitekaartjes aanbieden of gebruiken, verplicht zijn zich aan de AVG te houden.

Waar moet je als bedrijf op letten?

Om digitale visitekaartjes AVG-proof te gebruiken, moet je voldoen aan enkele belangrijke regels:

1. Rechtmatige verwerking: Je mag persoonsgegevens alleen verwerken als er een wettelijke grondslag is, zoals toestemming, een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang.
2. Dataminimalisatie: Verwerk alleen de gegevens die echt nodig zijn en bewaar ze niet langer dan nodig.
3. Informatieplicht: Informeer personen duidelijk over hoe je hun gegevens gebruikt, bijvoorbeeld via een privacyverklaring.
4. Verwerkersovereenkomst: Werk je samen met een externe partij die gegevens verwerkt (zoals een aanbieder van digitale visitekaartjes)? Dan moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten.

Personeelsgegevens en digitale visitekaartjes

Gebruik je digitale visitekaartjes voor medewerkers? Dan verwerk je ook hun persoonsgegevens en moet je extra opletten:

• Intern privacybeleid: Zorg ervoor dat je medewerkers weten hoe hun gegevens worden gebruikt en hoelang ze worden bewaard.
• Rechten van werknemers: Medewerkers hebben het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
• Interne compliance: Houd een verwerkingsregister bij en voer indien nodig een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit om privacyrisico’s te beoordelen.

Praktische tips voor een AVG-proof overstap

Wil je overstappen op digitale visitekaartjes? Volg dan deze stappen:

• Zorg dat je een verwerkersovereenkomst hebt met je aanbieder.
• Informeer iedereen wiens gegevens je verwerkt.
• Controleer of je een geldige grondslag hebt voor het verwerken van gegevens.
• Houd je interne privacyregels op orde.

Digitale visitekaartjes zijn een slimme en efficiënte manier om te netwerken. Maar omdat ze persoonsgegevens verwerken, moeten bedrijven zich houden aan de AVG. Dit betekent dat je zorgvuldig moet omgaan met gegevens van klanten en medewerkers. Door de juiste stappen te volgen, kun je zonder zorgen overstappen op digitale visitekaartjes en voldoen aan de privacyregels.

Bij TapToConnect zorgen we ervoor dat onze digitale visitekaartjes volledig AVG-proof zijn. Zodat jij je kunt focussen op wat belangrijk is voor jouw onderneming.